Praktische richtlijnen voor (kandidaat-) doctorandi/ae aan de Faculteit Letteren

• De aanvraag tot doctoreren
• De promotie

De aanvraag tot doctoreren

• Eerst moet een ZAP-lid bereid gevonden worden om als promotor op te treden en vervolgens moet een formulier "Aanvraag tot doctoreren" (Word / PDF) worden ingediend bij de bevoegde subfacultaire doctoraatscommissie.
• Bij gunstig advies van de subfacultaire doctoraatscommissie kan de doctorandus/-a bij de vice-decaan onderwijs een formulier Toelating tot doctoreren opvragen waarmee hij/zij zich op de dienst Studentenadministratie in de Universiteitshal (Naamsestraat 22) kan inschrijven.

De promotie

• De doctorandus/-a kan pas formeel inschrijven voor het doctoraatsexamen nadat hij/zij de doctoraatsopleiding heeft voltooid en overeenkomstig het facultair reglement de toelating tot promoveren heeft verkregen.
• De doctorandus/-a dient het ingevulde formulier "Aanvraag tot promoveren" (Word / PDF) bij de bevoegde subfacultaire doctoraatscommissie in. Hij/zij legt tezelfdertijd het verslag van zijn/haar doctoraatsopleiding ter goedkeuring voor.
• De voorzitter van de subfaculteit bezorgt de decaan uiterlijk twaalf weken voor de verdediging de goedgekeurde aanvraag tot promoveren, met de akkoordverklaring met het verslag van de doctoraatsopleiding en een voorstel van samenstelling van de jury. Het originele verslag wordt op het decanaat gearchiveerd.
• Na goedkeuring door het faculteitsbestuur wordt de aanvraag tot promoveren verder door het secretariaat van de faculteit/de administratief secretaris behandeld (samenstelling van de examencommissie door de rector, aankondiging in pers, universiteit en faculteit, reservatie van de promotiezaal enz.).
• Voor de keuze van de promotiedatum moet rekening worden gehouden met de data waarop de commissieleden aanwezig kunnen zijn en met de data waarop de promotiezaal van de Universiteitshal of een andere geschikte locatie beschikbaar is.
• De voorgestelde leden van de examencommissie worden door de decaan schriftelijk uitgenodigd van de examencommissie deel uit te maken. Bij die gelegenheid ontvangen ze een kopie van dit examenreglement. Buitenlandse juryleden ontvangen een Engelse versie van dit reglement.
• De doctorandus bezorgt de subfaculteit uiterlijk zeven weken voor de verdediging zeven of acht exemplaren van het proefschrift.
• De secretaris van de examencommissie noteert het nummer van post- of bankrekening van de externe juryleden. De subfaculteit zorgt voor de uitbetaling van het leesgeld (90 euro per extraneus).
• De verblijfsvergoeding (een nacht, voor buitenlandse leden) en de reisvergoeding (treinreis eerste klas of, in voorkomend geval, vliegtuigticket) worden door de subfaculteit betaald.
• Het is de gewoonte (maar het is uiteraard geen verplichting) om aansluitend bij de openbare verdediging een receptie aan te bieden. Voor de organisatie van de receptie en de daaraan verbonden kosten moet de promovendus zelf instaan.
• Elke gepromoveerde - met uitzondering van diegenen die een FWO-bench fee ontvingen - die de doctoraatsopleiding heeft gevolgd, ontvangt na het behalen van het doctoraat 500 euro als vergoeding voor de kosten die het volgen van een doctoraatsopleiding meebrengt. De gepromoveerde bezorgt daartoe bewijsstukken waaruit blijkt dat hij/zij bepaalde kosten effectief heeft gemaakt (fotokopieën, drukkosten, congresdeelnames, reiskosten, inschrijvingskosten voor activiteiten die door derden georganiseerd werden, drukkosten enz.) aan de administratief secretaris van de faculteit.